Was sind die Vorteile eines Externen Datenschutzbeauftragen

15. Januar 2021

Vorteile eines Externen Datenschutzbeauftragen (DSB)

Viele stellen sich die Frage, was die Vorteile eines Externen Datenschutzbeauftragen sind. Dies ist ganz einfach beantwortet. Unternehmen müssen keinen internen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ernennen und auch keine Mitarbeiter speziell dafür anstellen. Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) bietet Unternehmen viele Vorteile im Hinblick auf Kosten und Flexibilität.

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt dieselben Aufgaben wie ein interner DSB. Für Unternehmen kann es jedoch von Vorteil sein, sich für einen externen DSB zu entscheiden. Dadurch lassen sich häufig Kosten sparen – zudem umgeht das Unternehmen viele arbeitsrechtliche Erschwernisse.

Mit einer externen Lösung umgehen Unternehmen deshalb zugleich auch viele betriebsinterne Konflikte. Auch Interessenkonflikte werden durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters vermieden. Es gibt keinen Mitarbeiter, der plötzlich eine Sonderstellung einnimmt. Im Unternehmen ist dies oft sehr viel schwieriger. So darf der Datenschutzbeauftragte zum Beispiel nicht in bestimmten Bereichen der IT oder in der Geschäftsführung tätig sein.

Externer DSB verfügt nicht über erweiterten Kündigungsschutz

Einem externen Datenschutzbeauftragten steht kein Kündigungsschutz zu. Mit dem externen DSB schließen Unternehmen einen Vertrag ab. In diesem können ordentliche Kündigungsfristen vereinbart werden. Bei einem internen DSB verhält es sich anders.

Solange dieser in seiner Funktion für das Unternehmen tätig ist und das für mehr als ein Jahr, steht dem DSB aufgrund des Arbeitsrechts ein erweiterter Kündigungsschutz zu. Für Unternehmen ist es damit erheblich schwieriger, sich von einem solchen Mitarbeiter zu trennen.

Geringere Kosten

Das Gesetz räumt einem internen DSB viele Freiräume ein. Der DSB ist in vielerlei Hinsicht weisungsgebunden. Dies gilt zum Beispiel für die Zeiteinteilung. Unternehmen können dadurch die Kosten für den internen Datenschutzbeauftragten kaum kontrollieren.

Auch hier bietet eine externe Lösung Vorteile. Unternehmen können mit einem externen DSB einen detaillierten Vertrag aufsetzen. Dieser regelt die detaillierten Kosten sowie alle Aufgaben des DSB. Unter Berücksichtigung sämtlicher Kosten ist eine externe Lösung deshalb häufig deutlich günstiger für Unternehmen.

Dies gilt vor allem langfristig. Es reicht nicht, einmalig eine Person zum Datenschutzbeauftragten zu benennen. Jeder DSB muss sich schon allein aufgrund der gesetzlichen Anforderungen regelmäßig fortbilden. Für diese Fortbildung können erhebliche Kosten zum Beispiel für Seminare, notwendige Reisen etc. anfallen. Diese Kosten sind bei einem externen DSB bereits inklusive. Der externe DSB muss um Kunden werben und deshalb aus Eigeninteresse die notwendigen Weiterbildungen vornehmen. Die dafür anfallenden Kosten kann er auf mehrere Kunden umlegen.

Günstigere Haftungsverhältnisse

Unternehmen können einen externen Datenschutzbeauftragten leichter für sein Handeln verantwortlich machen. Kommt es aufgrund von Fehlleistungen zu Schäden für das Unternehmen, kann eine entsprechende Forderung gegen den DSB gerichtet werden. Dies ist bei internen DSBs nur unter hohen Hürden und sehr eingeschränkt möglich. Externe Datenschutzbeauftragte schließen eine spezielle Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ab. Deren Deckungssumme kann Bestandteil des mit dem externen DSB abgeschlossenen Vertrags sein.

Professionelle Umsetzung durch mehr Erfahrung

Nicht zuletzt können Unternehmen von einem externen Datenschutzbeauftragten eine professionelle Umsetzung der Aufgaben erwarten. Externe DSBs verfügen über viel Erfahrung in der Materie und können die Aufgaben häufig leichter bewältigen als ein gebietsfremder Mitarbeiter, der sich zunächst einarbeiten muss.

Benennungspflicht nach DSGVO zuvorkomme

Viele Unternehmen können absehen, dass bald die Benennungspflicht gemäß DSGVO eintritt. Dann lässt sich mit einem externen DSB schnell gegensteuern, ohne bis zur letzten Minute zu warten. Unternehmen können die Einbindung des DSB so frühzeitig einüben und die Abläufe optimieren.

Unternehmen müssen gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) unter bestimmten Umständen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in der Regel mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 Satz 1).
Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist darüber hinaus erforderlich, wenn Verarbeitungen mit einer Datenschutzfolgenabschätzung erfolgen oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden (§ 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG).

Was ist die beste Lösung?

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) dürfte ein externer Datenschutzbeauftragter regelmäßig die bessere Lösung sein.

Wir hoffen, das wir Ihnen den Vorteile eines Externen Datenschutzbeauftragen gut nahe legen konnten. Bei Bedarf können Sie gerne mit uns unter unserem Kontaktformular oder Tel. +49-9122-889-006-6 mit uns in Kontakt treten. Wir beantworten dann Ihnen gerne all Ihre Fragen.